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職場溝通:5個技巧拒絕同事又不傷感情

2016年03月09日 13:21:40  來源:中國新聞網
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  雖然工作已經忙不過來了,同事找你幫忙的時候又不好意思説不?臺灣聯合新聞網近日刊登臺灣《經理人月刊》的文章説,害怕拒絕的人多半是擔心損傷到同事之間的感情,又或者認為對方請自己幫忙是看得起自己,如果不答應恐怕會顯得自己能力不足。該怎麼拒絕對方又不傷感情呢?

  文章摘編如下:

  1.做好心理建設

  職場心理學專家冢越友子認為,每個人首先必須認知自己有拒絕別人的權利。其次,找個能自在講話的場所,並且考慮談話的時機。接下來是想清楚要拒絕對方要求中的哪個部分,並且預先準備好能明確傳達出“這個部分我沒辦法幫你,但如果改成……我就可以幫上忙”的訊息。最後是設想傳達訊息之後可能會發生的狀況。

  2.找出“Yes/No”之外的選項

  遇上同事請求協助的時候,自覺只能接受或拒絕,沒有轉圜餘地,也是導致人們無法拒絕的原因之一。其實,只要把拒絕別人的請托當成是在跟對方交涉,就比較能夠打破心裏障礙,沒有那麼難開口。

  假設完全接受對方的請求是100%,徹底拒絕是0%,那麼不妨試著向對方提出90%、70%或50%的方案。你可以從請托的“內容”“期限”和“數量”做評估,比如説,90%接受是“期限延長3天的話就辦得到”;70%接受是“無法擔任項目經理,但是參與項目沒問題”。

  3.拒絕前表達感謝,拒絕後致上歉意

  拒絕的説法也有一套固定模式可循:先以感謝的口吻,謝謝對方提出邀請;然後以緩衝句“不好意思”“遺憾”接續,讓對方有被拒絕的心理準備;接下來説出理由,並加上明確的拒絕:“因為那天已經有約了,所以沒辦法出席。”

  如果婉拒是比較無關緊要的邀約(如飯局),只要説今天不方便就好;但如果是要拒絕額外的工作,就必須説出今晚無法加班的具體理由。最後不忘加上道歉,以及希望保持關係的結尾:“真的很抱歉,若是下次還有機會,我會很樂於參加。”

  4.電話或e-mail拒絕要格外溫和

  電話溝通看不到説話者的表情和動作,有時就算説法客氣,對方還是會覺得你的態度強硬,因此講電話的時候要增加緩衝句,盡可能體貼對方的心情。e-mail則是連聲音的抑揚頓挫都沒有,容易給人公事公辦的感覺,因此要增加感性的詞彙。

  5.正面朝向對方,放鬆眉頭

  説話的姿勢、表情、音調也會給人不同的感覺。拒絕時要儘量正面朝向對方,側身容易給人警戒心強的感覺。蹙眉也會給人負面的印象,儘量有意識地紓緩眉頭,以接近微笑的溫和表情講話最適當。(本文取材自《THE 21》雜誌11月號,PHP研究所出版。整理/張玉琦)

[責任編輯:高旭]

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