了解你的核心職責
對于團隊和組織來說,要想最大限度地發揮它們的職能,每一位團隊成員必須明白,幾乎每一個組織,都有三個基本角色。
我們先來了解一下管理模型。理解一個簡單的管理模型,有助于你成功地創造一支正能量團隊。這一管理模型描述了組織中三個基本角色的責任。
我們首先來識別角色,然後我們把常規組織圖按照一定方法歸納成三個基本級別並附上核心責任。
首先是角色:
1. 領導層。這是組織結構圖的頂層,如所有者、董事長、學校負責人以及高級官員等。
2.管理層。包括領導型員工,如監督者、部門經理、團隊領導者、中層經理等。
3.一線員工。這包括了從初級水平的新員工到經驗豐富的老員工的非管理角色。
很明顯,通常有的組織結構會更復雜,但對于我們的分析,這個簡單的大綱已經足夠明晰。
某人被安排
負責某物 某人對所負責
事物的作為 通過對“原產品”進行
加工的預期工作結果
領導層 發展理念
宏觀視野
組織能力 交流思想
搜集並思考反饋
作出調整
增強組織能力 有效的團隊
管理層 一線員工
用于加工“原產品”的流程 培訓一線員工
與他人協調協作以改進係統,提高效率 有效的運營
一線員工 原產品 流程 產出
對核心成員的重新評估
幾年前,我給一些高級主管作演講 ,我問他們中有多少人是從一線員工開始他們的職業生涯的。自然,舉手的數不勝數。
接下來,我請一些人描述他們的第一份工作。有位紳士說,他的第一份工作是送報紙,而且是按照固定的線路騎單車去送。他描述了他怎樣到達代銷處,拿到他的路線上所需要送的報紙,折好後用膠帶綁上,在出發投遞前,固定在自行車的袋子里或籃子上。
我提醒他說,每一份工作都有我們所說的“原產品”,他的這份工作,“原產品”就是報紙、膠帶、裝物袋以及他的自行車。他點點頭。然後我又提醒他,每一份工作都有所謂的“流程”,對他來說,就是數報紙、折疊並安置到自行車的籃子里,然後騎車穿過小區將報紙投遞給他的客戶。他再次點了點頭。
我接著問:“那麼,你的產出是什麼?”他回答說:“把訂報人所訂閱的報紙送到他們的家里。”
另一位主管告訴我,她的第一份工作是在一家餐館的廚房里當廚師。她描述完她都做些什麼後,我總結說,她的“原產品”不僅僅只是肉、土豆、蔬菜,還有壺、碗、菜刀、烤架等。不少聽眾點了點頭。然後我指出她的“流程”,就是準備好壺、盤及烤架,並按照客戶的訂單燒菜,再整齊美觀地裝盤,然後告知服務生,菜已經準備好。這一切都需要及時地執行。
我問:“那麼你的工作的產出是什麼?”答案還是很簡單:“每個客戶都收到他們訂的食物。”
還有位主管告訴我,他曾經是個景觀設計師。他的“原產品”就是客戶的草坪、灌木叢及他自己的割草機、軋邊機、靶子及掃帚。他的“流程”就是修剪草坪、割草、清理樹籬,並把所有清理物裝袋。他的產出就是修理出一塊美觀整齊的草坪。
在舉了這些例子之後,大家都知道了每一個工作包括:
A. 某種“原產品” 。
B. 用于處理“原產品”的“流程”。
C. 結果產品,被稱做產出。
這是個簡單的公式:A+B=C
此公式適用于所有的工作,包括服務行業。比如,若你在稅收部門工作,“原產品”就是每一個客戶的財務記錄以及相關的稅法。“流程”就是填寫稅收表並使其符合相應的法律,讓客戶可以了解最大的可能收益或者繳納法律要求的最低稅款。產出,就是每一個客戶都有合適的、完整的稅收表格。
這與我們談論的工作種類無關,三個基本責任是:
A. 某位員工被授予某職位或者被安排具體負責的事情是什麼。
B. 期望員工對“原產品”所做的“流程”是什麼。
C. 通過對“原產品”進行工藝加工,期望的結果(產出)是什麼。
下面是關于一線員工的管理模型:
某人被安排負責某物 某人對所負責事物的作為 通過對“原產品”進行加工的預期工作結果
一線員工 原產品 流程 產出
A?+?B?=?C
你應該這樣進行評估和調整
在研究管理層之前,我們需要知道每一個產出都伴隨著某種程度的期望。這種期望,通常是團隊的領導層設立的質與量的結合,正因為如此,領導者必須學習評估他人的生產產品,畢竟很少有人每天都能做到100%的相同而不需要對質量或數量進行評估。根據“原產品”的條件及“流程”操作的好壞,為了達到一個期望的產出,通常需要作某些調整。想想管理者們曾經做過的一些初級水平的工作:送報員知道,當報紙很厚的時候,折疊方法應該與報紙較薄的時候不一樣;廚師知道,在烤餅的面糊太厚時應加點水;景觀設計師知道,下雨後,對草坪的修整時間,也要進行調整。
此時,想想你從事過的工作,你會發現,如果你沒有了解“原產品”及“流程”的使用范圍、限制以及細微的差別,幾乎不可能“生產”出高質量的產品。
以下就是我們進行評估和調整的模型: